Informatie die relevant is voor het plannen van je reis.
Optionele voorkeuren en deelname aan de community.
info@railtripplanner.com
01Wie je informatie verwerkt
Deze verklaring gaat over vragen, bestellingen en de levering van de PDF-reisplannen en kaarten van Rail Trip Planner. Voor privacyvragen kun je ons bereiken via info@railtripplanner.com.
02De informatie die nodig is voor je reis
We gebruiken je opgegeven naam en e-mailadres, bestel- en betaalstatus, reiswensen en berichten die nodig zijn om je plan te verduidelijken of aan te passen. Je reiswensen kunnen data, bestemmingen, budget, reizigers, interesses en bestaande boekingen omvatten.
Deel alleen informatie die relevant is voor de planning. Stuur geen paspoortscans, betaalkaartnummers, medische dossiers of informatie over andere reizigers die niet nodig is voor de route. Leeftijdscategorieën en praktische toegankelijkheidsvoorkeuren zijn meestal nuttiger dan identiteitsdocumenten of diagnoses.
Als een praktisch verzoek gezondheidsgegevens of andere bijzonder gevoelige informatie onthult, deel dan alleen wat nodig is. Voordat die informatie wordt gebruikt, moeten aanvullende waarborgen en een geldige grondslag voor die gevoelige verwerking geregeld zijn.
Essentiële reis- en contactgegevens zijn nodig om de bestelling uit te voeren. Zonder die gegevens kunnen we verduidelijking nodig hebben of het plan niet kunnen maken. Optionele voorkeuren kun je leeg laten.
03Waarom we de informatie gebruiken
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Een servicevraag beantwoorden, het reisplan voorbereiden en leveren en inbegrepen aanpassingen behandelen. | Stappen die je vóór een overeenkomst aanvraagt en uitvoering van de overeenkomst. |
| Administratie bewaren die verplicht is voor boekhouding, belastingen of andere wettelijke verplichtingen. | Naleving van een toepasselijke wettelijke verplichting. |
| Een geschil behandelen of een rechtsvordering verdedigen met noodzakelijke gegevens. | Gerechtvaardigd belang bij het instellen of verdedigen van de vordering, rekening houdend met je rechten. |
| Optionele marketing, publicatie van een herleidbare beoordeling of gebruik van je reisfoto’s. | Je afzonderlijke toestemming waar die nodig is. Een bestelling geeft die toestemming op zichzelf niet. |
Toekomstig gebruik voor een wezenlijk ander doel moet worden uitgelegd voordat de informatie daarvoor wordt gebruikt.
04Hulpmiddelen voor het voorbereiden en leveren van plannen
ChatGPT (OpenAI) of Claude (Anthropic) kunnen helpen bij het opstellen en onderzoeken van een plan. Relevante delen van je reiswensen kunnen met deze hulpmiddelen worden gedeeld. Hun gebruik draagt onze verantwoordelijkheid voor de planningsservice niet aan hen over.
De informatie voor het opstellen bevat alleen wat nodig is voor de route. Contactgegevens, betaalinformatie, identiteitsdocumenten en onnodige gevoelige informatie worden niet in die briefing opgenomen.
Ook de website, het bestelformulier, e-mail, betalingsverwerking en kaartlevering gebruiken dienstverleners. Betalingen lopen via Stripe en een bijbehorende kaart wordt gemaakt in Google My Maps. Aanbieders kunnen gegevens verwerken onder hun eigen voorwaarden en, waar van toepassing, namens ons.
05Verwerking buiten je land
Sommige aanbieders kunnen gegevens verwerken in landen buiten de Europese Economische Ruimte. De locatie en waarborgen hangen af van de aanbieder en de gebruikte dienst. Je kunt ons vragen welke waarborgen voor jouw bestelling relevant zijn.
06Hoe lang informatie wordt bewaard
Werkversies en gesprekken voor het opstellen worden tot 30 dagen na levering en afronding van de inbegrepen aanpassingen bewaard. De geleverde PDF en noodzakelijke reisgegevens blijven bewaard tot 90 dagen na de geplande einddatum van de reis, of tot een relevante openstaande kwestie is opgelost als dat later is. Rail Trip Planner beheert deze termijnen. Een werkbestand verwijderen wist niet automatisch de back-ups van een aanbieder.
Noodzakelijk bewijs van de bestelling wordt apart bewaard voor wettelijke verplichtingen of vorderingen. Dit rechtvaardigt niet dat alle reisdetails onbeperkt worden bewaard. Toegang tot en bewaring van de kaart worden apart beheerd, zodat het verwijderen van werkbestanden de kaart niet vóór je reis verwijdert.
Als informatie niet meer nodig is voor deze doelen, moet ze worden verwijderd of daadwerkelijk anoniem worden gemaakt, met inachtneming van wettelijke bewaarplichten. Je kunt vragen stellen over verwijdering of toegang tot je bestelbestanden.
08Je keuzes en rechten
Je kunt waar van toepassing verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Berust verwerking op toestemming, dan kun je die intrekken zonder dat eerdere rechtmatige verwerking wordt aangetast. Sommige gegevens moeten mogelijk op grond van een wettelijke verplichting bewaard blijven.
E-mail info@railtripplanner.com met je verzoek. We kunnen evenredige informatie vragen om je identiteit te bevestigen. Stuur geen identiteitsdocument tenzij dit specifiek nodig is. Verzoeken worden normaal binnen één maand beantwoord, met inachtneming van wettelijke regels voor verlenging.
Je kunt een klacht indienen bij de Spaanse gegevensbeschermingsautoriteit (AEPD) of de bevoegde toezichthouder voor jouw situatie.
Wil je iets verduidelijkt hebben?
Contactinfo@railtripplanner.com. Vermeld bij een vraag over een bestelling je referentie of het e-mailadres van je bestelling.